「DXツールを導入して、会社にとってメリットがあるのか」　　　　　　　　　　　　　　　　　　「どんなDXツールを導入すればいいかわからない…」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

このような悩みで、DXツールの導入に踏み切れない企業は多いのではないでしょうか。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2018年に経済産業省から「DXレポート」が発表されて以来、様々な企業がDX化に向けた取り組みを始めています。

本今回の記事では各企業がDXツールを導入する理由、DX推進に役立つITツールを紹介します。ツールの選定のポイントと運用の方法の注意点も合わせて紹介しますのでぜひご参考にしてください。

1.各企業がDXツールを導入する理由

各企業がDXツールを導入する理由は、デジタル化によって業務の効率化や経費削減、新たな価値を生み出すことに繋がるからです。

従来、紙で行っていた作業をデジタル化することによって得られる効果は計り知れません。　　　　　DXツールを導入することで得られる効果を詳しく見ていきましょう。

業務の効率化

デジタル化することによりまず、印刷・記入・押印・ファイリングなどの手間が省けます。これだけでも一気に業務の効率化になります。デジタル化の一連の流れで、働き方改革が実現し、リモートワークができるようになるなど働き方が変わります。

リモートワークができるようになれば、働きやすさの向上に繋がります。さらに、Web会議システムを導入すると、遠隔地からでも会議の参加が可能になります。移動時間を割けるようになり、より効率的に業務を遂行することができます。

経費削減

紙文書を電子化することにより、ペーパーレスとなります。専用のツールを使えば、経費精算書などの申請・承認の手続きをデジタル化できます。処理したものは自動で整理・保管されます。　　　　　　紙や印刷のコストはもちろん、紙文書を整理・管理するコストも大幅に削減できます。

新たな価値を生む

ツールの導入で得られたデータや分析結果を参考に開発した新しいサービスや商品は、顧客ニーズを満たし企業の収益増加に繋がりやすくなります。

例えば、大手フリマアプリ「メルカリ」では長年蓄積された膨大な商品データとAIの組み合わせで、「AI出品」や「写真検索」の機能を提供し、ユーザーのサービス向上を実現しています。　　　　　　参考：〔メリカリ、経済産業省「IT経営注目企業2019」に選定〕（https://about.mercari.com/press/news/articles/20190424_it_strategy_company/）

このように、データや分析結果を活用して新しいサービスや商品の開発など、これまでにない新しい価値を生み出すことが可能になります。

2.DX推進に役立つITツール

ツールは大きく「生産性を向上させる」ものと「データを有効活用する」ものに分けられます。　　　

生産性を向上させるツールは、一元管理により業務の効率化をしてくれます。　　　　　　　　　　　　　データを有効活用するツールは、データを分析し問題点の早期発見やサービスの向上など、ツールごとに様々な働きがあります。

ここでは、7つの役立つITツールの用途や特徴を紹介します。

コラボレーションツール

コラボレーションツールとは、社内外での情報共有を円滑にするツールです。　　　　　　　　　　「コミュニケーション機能」と「情報共有機能」の2種類の機能を持っています。　　　　　　　　　　主にリモートワークで力を発揮します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

≪コラボレーションツールの特徴≫　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【コミュニケーション機能】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣チャット機能により、メールよりも気軽にコミュニケーションがとれる　　　　　　　　　　　　　 ‣Web会議機能で、遠隔地から会議の参加ができる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 （録画しておけば参加できなかったメンバーにも会議の内容を共有できる）　 　　 　　 　　 　　　‣Web会議中、画面共有により参加者全員に同じ情報を共有できる

【情報共有機能】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣ファイル共有により、いつでもどこでもファイルの閲覧ができる　　　　　　　　　　　　　　 　‣個々のタスクやスケジュールの一元管理で、業務の停滞を防止　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣進捗状況の可視化　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

〈コラボレーションツールのサービス例〉　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣Zoom　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Google Workspace　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Chatwork

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、稟議書や経費精算、各種申請などの申請から承認までの手続きを電子化するシステムです。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　いつでもどこでも申請・承認ができるので決裁までの時間の短縮に繋がります。

≪ワークフローシステムの特徴≫　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣進捗状況の可視化　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣ペーパーレスになり、経費や管理の手間を削減　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣承認済みの書類を自動で整理・保管　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣過去のデータは検索して確認できる

〈ワークフローシステムのサービス例〉　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣Styleflow　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣freee　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣ジョブカンワークフロー　

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）

RPAとは、人手を介して行っていた定型業務をロボットにより自動化するシステムです。　　　　　　一からプログラミングする必要がないので、簡単に業務を自動化できます。

≪RPAの特徴≫　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣複数のツールをまたいだ業務にも幅広く対応可能（WebプラウザとExcelなど）　　　　　　　　　　　‣24時間稼働でき、人為的ミスがない　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣煩雑な作業には不向き

〈RPAのサービス例〉　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ‣Robotic Crowd　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣WinActor　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣batton

BI（ビジネス・インテリジェンス）

BIとは、企業が保有している様々なデータを分析・可視化して経営や業務に役立てるツールです。　　データを多角的に分析できるので、現在の課題点や問題点を早急に発見することもできます。

≪BIの特徴≫　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣経営、営業、人事などあらゆる分野の分析ができる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣迅速かつ精度の高い分析により、リアルタイムで状況を正確に把握できる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣レポート作成の時間を短縮

〈BIのサービス例〉　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Tableau　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Power BI　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Google データポータル

SFA（セールスフォースオートメーション）

SFAとは、営業プロセスを一元管理し、効率的に売り上げへと結びつけるシステムです。　　　　　　　情報だけでなくノウハウも共有でき、部門全体のパフォーマンスの底上げに繋がります。

≪SFAの特徴≫　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣進捗状況の可視化により、メンバーへの迅速なフォローができる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣より精度の高い売上予測を立てられる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣顧客のニーズを正確かつ詳細に分析できる

〈SFAのサービス例〉　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Sales Cloud　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Sales force　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣インフアジャスト

MA（マーケティングオートメーション）

MAとは、顧客開拓におけるマーケティング活動を自動化するツールです。　　　　　　　　　　　　　データを一元管理できるので、受注率・案件化率アップに繋がります。

≪MAの特徴≫　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣見込み顧客の取りこぼしを防ぐことができる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣見込み顧客に的確なアプローチをかけることができる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣One to Oneマーケティングができる

〈MAのサービス例〉　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Marketo Engage　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣SATORI　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Pardot

CRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）

CRMとは、自社の従業員と顧客との関係性を一元管理するツールです。　　　　　　　　　　　　　　　顧客の潜在的なニーズを可視化でき、顧客満足度の向上に繋がります。

≪CRMの特徴≫　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣顧客ひとりひとりに対して最適なサービスを提供できる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣リアルタイムで情報が共有できるので、トラブルやクレームに素早い対応ができる　　　　　　　　　‣顧客満足度の向上により、利益の向上や新規顧客の獲得にも繋がる

〈CRMのサービス例〉　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Sansan　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣kintone　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　‣Sales force

3.DXツールの選定ポイント　厳選4選

ツールの選びはDXを推進するうえで重要な部分になります。ツール選びを失敗し「いつの間にか従来の業務方法に戻ってしまった」なんてことにならないように注意する必要があります。

これから紹介するポイントを押さえてどれが自社に合ったツールなのか見極めましょう。

①データの連携ができるか

DXツールは現在の業務を効率化するツールということを忘れてはいけません。現在使用しているソフトやツールを利用しながら、効率化・自動化を行うことが前提となります。

DXツールの中には、複数のソフトやツールと連携できるDXツールもあります。そういったDXツールを導入すれば、ひとつのツールでより大きな成果が得られます。

②操作は簡単か

DXツールを使うのは主に現場のスタッフです。操作が難しい専門的なツールだと誰も使うことができず、ツールを導入した意味がなくなってしまいます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　そのような事態を避けるためには、誰もが操作しやすいツールを選定することが大切です。

③業務内容とマッチしているか

業務内容とマッチしているかが大切になります。そのためには、自社の課題を抽出し、具体的に自動化・効率化したい作業を洗い出す作業が必要になります。

課題を抽出する際には、現場のスタッフの意見も参考にしてみてください。現場のスタッフならではの意見を聞くことで、より実用性のあるツールを選定できます。

④サポートの充実性

DXツール導入後は、従来のシステムから新システムへの移行作業が必要になります。移行作業でつまづいて導入できなかったでは意味がありません。移行作業を乗り越えるために、サポートの充実性は必ず確認しておきましょう。

また、サポートが充実していると、ツールを自社に合った形にカスタマイズをする場面でも役に立ちます。

4.DXツールを効果的に運用する方法

ツールを効果的に運用する場合は何点か知っておくべきポイントがあります。ポイントを押さえずそのままツールを運用してしまうと、ツール本来の力が発揮できず大した効果が得られない可能性もあります。

ここからはツールを効果的に運用するためのポイントを3点ご紹介するのでツールを運用するヒントにしてください。

業務フローを見直す

ツールを運用する前に、業務フローの見直しを行い非効率なフローを排除する必要があります。従来の業務フローを可視化してみると、無意味な作業や同じ作業が重複しているケースが見つかることがよくあります。

非効率なフローのままツールを導入すると、ツール本来の力が発揮できず大した効果が得られない可能性もあります。なので、必ず業務フローの見直してツールを導入するという手順を踏むようにしましょう。

利用ルールを確立する

DXは社内の一部署が取り組むだけでは意味がありません。組織全体が一丸となり、DXの推進に向けて取り組む必要があります。そのためには、利用ルールの確立が必須になります。

独自のルールでツールを運用するなど、軸がぶれるとツールを導入した効果が薄まる可能性があります。ルール作成の際は時間をかけていいので、明確なルールを定めるようにしましょう。

長期的な取り組みになることを知る

DXツールの導入はあくまでもDX化を実現するための手段であり目的ではありません。導入してからの取り組み方がDX化に成功するか失敗するかを左右します。

DX化の取り組みは、始めてもすぐに効果は得られません。システムの導入にはそれなりの時間とコストが必要になります。DX化の効果が得られるまで、一般的には平均3〜5年ほどの時間がかかるとされています。DX化を実現するには長期的な取り組みになることを押さえたうえで検討しましょう。

5.DX推進に向けて着実に一歩ずつ前進していきましょう！

今回の記事では各企業がDXツールを導入する理由やDX推進に役立つITツール、ツールの選定のポイントなどについて解説を行いました。DXツールの運用時の注意点も解説しているので、これからDX推進を行いたいと考えている企業にマッチした内容です。

現在、様々な企業がDX化に向けて取り組みを始めています。DX化を実現させるには、組織全体の協力が必要です。DX化の目的を明確化し、社員一人ひとりと共有することが成功への道に繋がります。

明確なビジョンを持って、組織全体が一丸となりDXの推進に向けて着実に一歩ずつ前進していきましょう。